Kuinka teet tietopyynnön

Kenelle tietopyynnön voi lähettää?

Julkisuusperiaate koskee lähtökohtaisesti kaikkia viranomaisia eli julkista valtaa käyttäviä tahoja. Näitä ovat esimerkiksi valtiolliset virastot ja laitokset, tuomioistuimet sekä kunnat ja niiden viranomaiset. Laki koskee myös soveltuvilta osin sellaisia yrityksiä ja yhteisöjä, joilla on lakiin pohjautuva oikeus käyttää julkista valtaa.

Viranomaisella on julkisuusperiaatteen nojalla velvollisuus vastata toimintaansa koskevaan tietopyyntöön. Vastauksen tulee sisältää pyydetyt tiedot kokonaisuudessaan tai vaihtoehtoisesti laillinen perustelu pyynnön eväämiseen kokonaan tai osittain. Lisäksi on toki mahdollista, että viranomaisen hallussa ei ole pyydettyjä tietoja eikä niitä täten voida luovuttaa.

Minkälaisiin aineistoihin tietopyynnön voi kohdistaa?

Periaatteessa kaikenlaiset tietosisällöt ovat julkisuusperiaatteen alaisia. Näihin luetaan tavallisten paperi- ja sähköisten asiakirjojen ohella esimerkiksi tietokantakyselyt, valvontakameroiden tallenteet, julkisten tahojen organisaatiokaaviot, poliitikkojen kalenteritiedot tietyin varauksin, menotilien tiedot, poliitikkojen ja lobbareiden välinen kirjeenvaihto sekä viranomaisen sisäinen viestintä tiettyyn menettelyyn liittyen.

Tietopyynnön tekeminen

Tietopyyntöä valmistellessa kannattaa pohtia seuraavia kysymyksiä:

  1. Mikä konkreettinen poliittinen teema tai päätös kiinnostaa minua erityisesti?
  2. Onko olemassa asiakirjoja, jotka koskevat konkreettisesti tämän teeman poliittista tai oikeudellista valmistelua ja/tai siihen liittyvää poliittista vastuuta?
  3. Minkä viranomaisen hallussa nämä asiakirjat ovat? Viranomaiseksi lasketaan tässä yhteydessä myös yksityinen yritys tai säätiö, joka toimii julkisella toimeksiannolla tai rahoituksella.
  4. Ovatko nämä asiakirjat jo julkisesti nähtävillä?
  5. Kuinka voin yksilöidä nämä asiakirjat mahdollisimman tarkasti myös silloin, kun en osaa eritellä tiettyjä asiakirjoja tai ole varma onko niitä olemassa?
  6. Voinko rajata tietopyyntöä esimerkiksi ajallisesti, organisaatioyksikön mukaan tai asiakirjatyypin perusteella?

Kuinka tietopyyntö kannattaa muotoilla?

Lyhyt ja selkeästi yksilöity tietopyyntö helpottaa viranomaisen työtä ja nopeuttaa vastauksen antamista. Tietopyyntöön tulisikin liittää vain olennaiset tiedot, jotta pyynnön vastaanottajalle käy nopeasti ilmi mitä tietoja haetaan. Pyyntöä ei tarvitse perustella mitenkään eikä esittää syitä tiedon tarpeellisuudelle. Tietopyynnön lähettäjältä edellytetään asiallista ja ystävällistä käytöstä pyynnöön vastaanottajaa kohtaan.

Yleistä tiedonsaantioikeus sitä koskevine säädöksineen on hyödyllinen apuväline myös julkisen argumentoinnin ja erilaisten tempausten avuksi. Tietopyyntö.fi-sivustoa ei ole tarkoitettu kampanjoinnin välineeksi, mutta se on joka tapauksessa oiva apu tietopyyntöjen tekemisessä. Sivustomme kautta tehtyihin tietopyyntöihin on helppo linkata ulkopuolisilta sivuistoilta kuten omasta blogista. Omaan tietopyyntöönsä voi lisätä kommentteja, linkkejä, ym. sen lähettämisen jälkeen.

Milloin saan vastauksen tietopyyntööni?

Tietopyyntö on lähtökohtaisesti käsiteltävä viivytyksettä, mikäli pyydetty tieto on yksinkertainen ja helposti saatavilla. Vastausaikaa on kaksi viikkoa mikäli asia on monimutkaisempi, tai kuukausi jos se vaatii erityisiä toimenpiteitä tai tavallista suuremman työmäärän.

Tietopyyntö.fi lähettää pyynnön tekijälle sähköpostitse tiedon, mikäli viranomaisen vastaus viivästyy. Pyynnön tekijä voi tämän jälkeen muistuttaa viranomaista tietopyynnöstään ja tämän lain mukaisesta vastausvelvollisuudesta.

Entä jos en saa vastausta tietopyyntööni?

Joskus viranomaiselle lähetetty tietopyyntö ei yksinkertaisesti päädy vastaanottajan tietoon. Mikäli et ole saanut vastausta pyyntöösi määräaikaan mennessä, voi olla suositeltavaa soittaa ko. viranomaiselle ja tiedustella asiasta. Lähetetty pyyntö on saattanut jäädä esimerkiksi roskapostisuodattimen haaviin. Tällaisessa tilanteessa pyydämme ottamaan yhteyttä myös meihin, jolloin voimme lähettää tietopyynnön uudelleen eteenpäin.

Mikäli et tämän jälkeen edelleenkään saa vastausta tietopyyntöösi, voit pyytää kyseistä viranomaistahoa selvittämään asia sisäisesti sekä ottaa tarvittaessa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun. Tietosuojavaltuutettu ei voi suoraan puuttua yksittäisen tietopyynnön käsittelyyn, mutta saattaa ylipuhua viranomaisen luovuttamaan pyydetyt tiedot.